Formalités administratives

Vous souhaitez inscrire votre enfant au sein de nos crèches ? Obtenir une information sur le calcul du coût d’une place en crèche ?

Vous trouverez ici les informations relatives aux différentes formalités administratives.

L’association SAGE ne prend pas d’inscription, elle est associée aux « Loupiots » guichet unique qui centralise toutes les demandes d’accueil pour les enfants de 0 à 3 ans sur la commune, que vous souhaitiez un accueil individualisé chez une assistante maternelle ou en lieu collectif.


Guichet unique « Les Loupiots »

13 rue Calixte Camelle 33130 Bègles
05 56 84 13 17 ou petite.enfance@mairie-begles.fr

Lundi : 13h00 / 18h30
Mardi, mercredi et jeudi : 8h30 / 17h00
Vendredi : 8h30 / 12h30


Il vous sera remis un dossier d’inscription sur lequel vous pourrez préciser votre choix 1er quant au lieu d’accueil de votre enfant. Ce dossier peut être téléchargé sur le site de la Mairie.

 

Une commission d’attribution a lieu en avril pour la grande rentrée de septembre mais tout au long de l’année les demandes sont étudiées.

 

Nous ne faisons pas visiter nos structures  afin de ne pas gêner le fonctionnement des lieux d’accueil, mais vous pouvez nous contacter au 05 56 49 24 14 pour de plus amples renseignements.

 

Dès qu’une place d’accueil vous est attribuée dans une de nos structures, par un courrier du Guichet unique, et après confirmation de votre part, la Directrice prend contact avec vous. Un rendez-vous vous est proposé afin de visiter le lieu et préparer ensemble l’entrée de votre enfant. Le bureau administratif prend ensuite le relais pour établir le contrat d’accueil.

1/Finaliser l’inscription de votre enfant

 

Félicitations ! Le Guichet unique vous a notifié l’attribution d’une place pour votre enfant au sein de l’association. Pour finaliser son inscription, il faut prendre rendez-vous avec le bureau administratif de l’Association SAGE :

Siège social – 51 rue Roger Lejard – 33130 Bègles

Tél. 05 56 49 24 14.

Les documents obligatoires à nous fournir lors de cette inscription sont :

  • une photocopie de votre dernier avis d’imposition (du couple ou de chacun des parents) en vigueur à la date d’entrée de votre enfant.

  • une photocopie de l’attestation de sécurité sociale du parent qui couvre l’enfant.

  • une attestation de paiement de la CAF.

Attention, tout dossier administratif incomplet rendra impossible l’accueil de votre enfant ou caduc le contrat d’accueil. Ces documents sont à fournir chaque année pour le renouvellement de contrat.

A savoir : Dans le cadre de la convention CAFPRO, l’association est autorisée à consulter votre dossier allocataire en vue de la prise en compte de vos ressources pour le calcul de votre participation. Cette consultation ne peut se faire qu’avec votre accord de la famille.

Nous vous remettrons alors votre contrat d’accueil ainsi que le présent règlement de fonctionnement.


2/Adhésion à l’Association et Assurance

L’adhésion à l’association est obligatoire pour pouvoir bénéficier d’une place. Vous devrez donc vous acquitter de la cotisation annuelle dont le montant est fixé par le Conseil d’Administration.

En contrepartie, l’Association s’engage à souscrire un contrat d’assurance définissant les garanties pour les dommages que les enfants accueillis pourraient provoquer et pour ceux dont ils pourraient être victimes. En cas de dommages corporels, l’assurance de la structure intervient en complément des prestations des organismes sociaux (Sécurité sociale et mutuelle éventuellement).


3/ L’entrée de votre enfant dans la crèche

Vous et votre enfant êtes ensuite accueillis par la Direction de la crèche, pour établir ensemble les modalités d’entrée de vote enfant.

Pour compléter son dossier, nous vous demandons de remplir :

– une Fiche de renseignement familial

– une Fiche de santé et Certificat d’admission avec avis favorable du médecin de famille datée du mois d’entrée de l’enfant dans la structure (voir chapitre Santé)

– une autorisation de sorties : Pour les activités extérieures qui nécessitent un moyen de transport pédestre ou en commun (bus, tram, train). L’association assume les responsabilités qui lui incombent en matière de sécurité.

– une Autorisation de photos : Nécessaire en cas d’affichage dans les structures, d’impression sur un document ou de publication de l’association.

A savoir : si votre enfant à moins de 4 mois ou présente des problèmes de santé, une visite médicale d’admission est nécessaire auprès de notre médecin référent. 

1/ La visite médicale d’admission

 

Si votre enfant à moins de 4 mois lors de son entrée en crèche ou si votre enfant présente des problèmes de santé particuliers, une visite médicale d’admission est obligatoire.

Cette visite est assurée par le médecin référent.

Dans tous les autres cas, une fiche de santé d’admission est à remplir par votre médecin traitant et à remettre à la crèche à l’entrée de votre enfant.


2/ La fiche santé d’admission

En début d’année, nous vous remettons une fiche santé à remplir par votre médecin traitant et à nous retourner datée du mois d’entrée de votre enfant dans la structure.

Cette fiche permet de :

  • connaître les coordonnées du médecin traitant de votre enfant en cas de besoin

  • attester de son aptitude à l’entrée en collectivité (pour les enfants de moins de 4 mois une visite d’admission avec notre médecin référent est cependant nécessaire)

  • attester de la mise à jour de ses vaccins obligatoires prévus par les textes en vigueur (DTP). Les autres vaccinations sont recommandées. Une contre-indication doit être attestée par un certificat médical.

  • autoriser l’administration par le personnel de la crèche d’antipyrétique, en cas de fièvre uniquement

 

A savoir : En dehors des antipyrétiques prescrits sur le fiche santé, le personnel des crèches n’est pas habilité à administrer de traitement médical même sur prescription. Voyez avec votre médecin s’il est possible d’adapter la prescription de votre enfant pour une administration du traitement le matin et le soir.


3/ Accueil de l’enfant dans la structure

 

L’enfant et sa famille sont accueillis par la Directrice de la Structure, ils établissent ensemble les modalités d’entrée de l’enfant.

Dossier de l’enfant :

Fiche de renseignement familial

Fiche de santé et Certificat d’admission du médecin de famille datée du mois d’entrée de l’enfant dans la structure.

– Autorisation de sorties : Pour les activités extérieures qui nécessitent un moyen de transport pédestre ou en commun (bus, tram, train). L’association assume les responsabilités qui lui incombent en matière de sécurité.

– Autorisation de photos : Nécessaire en cas d’affichage dans les structures, d’impression sur un document ou de publication de l’association.

 

Les enfants doivent être soumis aux vaccinations obligatoires (DTP), prévues par les textes en vigueur. Les autres vaccinations sont recommandées. Une contre-indication doit être attestée par un certificat médical.

L’admission définitive de l’enfant dans l’établissement est subordonnée à l’avis favorable du médecin qui suit l’enfant. Pour les enfants de moins de 4 mois, le médecin référent de l’établissement rencontre la famille avant son entrée en structure d’accueil et ceux porteurs d’une difficulté particulière ( handicap, maladie chronique…) nécessitant la mise en place d’un PAI.

1/L’Accueil « régulier »

L’accueil régulier correspond à la réservation d’une place pour votre enfant tout au long de l’année de façon permanente. Il est peut être à temps complet ou partiel.

Le nombre d’heures, de jours et de mois dont vous avez besoin à l’année sont réservés et donnent lieu au contrat d’accueil.

Deux types de contrat sont proposés en fonction de régime d’appartenance de la famille :

  • Régime général : du 1er septembre au 31 août sur 11 mois.

  • Éducation nationale : du 1er septembre au 30 juin sur 10 mois.

 

 

A savoir : Pour les parents ayant pris un congé parental d’éducation, la réservation pour leur enfant ne peut dépasser 16 h semaine.

Préalablement à cet accueil, une période d’adaptation est organisée avec vous (voir chapitre l’accueil de votre enfant).

Les périodes de vacances de votre enfant doivent être signalées à la direction de la structure le plus tôt possible.

A savoir : Pour un foyer où l’un des 2 parents ne travaille pas, il peut leur être demandé, dans le cadre d’une démarche solidaire de céder temporairement du temps d’accueil pour répondre à une situation d’urgence.


2/Accueil « occasionnel »

Cet accueil prend en compte, une semaine à l’avance, la réservation pour votre enfant d’un créneau horaire. Il peut être récurrent ou ponctuel :

  • Soit une place ponctuelle pour l’enfant sur une période limitée et renouvelable

  • Soit une place au jour le jour sans régularité.

Bien qu’il n’y ait pas de réservation à l’année, vous devez prendre contact avec l’Association pour inscrire votre enfant et effectuer une période d’adaptation dans la structure (voir chapitre l’accueil de votre enfant)..

A savoir : Chaque lundi, de 9h30 à 12h et de 14h à 17h, vous pouvez téléphoner à la structure pour connaître les possibilités d’accueil.

Attention, si votre enfant ne peut pas venir sur les horaires qui ont été retenus par téléphone, il faut prévenir la structure le plus tôt possible pour faire profiter de la place à un autre enfant. Des absences répétées peuvent entraîner une réponse négative à votre prochaine demande.


3/Accueil dit « urgent »

En cas de situation particulière, vous pouvez vous présenter sur le lieu d’accueil sans réservation préalable et serez accueillis en fonction des disponibilités de la structure.

Un dossier administratif est constitué dès que votre enfant est accueilli.

La durée de son accueil sera appréciée en fonction de la nature de l’urgence et des places disponibles.

1/Le barème

C’est le barème national des participations familiales établit par la Caisse Nationale d’Allocations Familiales qui est appliqué. Il concerne les familles appartenant au régime général, allocataire ou assimilé.

Quelque soit le type d’accueil choisi, le calcul de la tarification est le même, à savoir :

Le tarif horaire = vos revenus mensuels x taux d’effort

Vos revenus pris en compte sont ceux qui apparaissent sur l’avis d’imposition avant abattement (revenus nets imposables + revenus fonciers +/- pension alimentaire…..).

Le « taux d’effort » appliqué est dégressif en fonction du nombre d’enfants à charge.

Composition de votre famille

1 enfant

2 enfants

3 enfants

de 4 à 5 enfants

6 enfants et plus

● taux d’effort

0,06 %

0,05 %

0,04 %

0,03 %

0,02 %

A savoir : Dans le cas où vous auriez à charge un enfant handicapé, bénéficiaire de la prestation AEEH de la CAF, le taux d’effort pris en compte est celui immédiatement inférieur à celui correspondant au nombre réel d’enfants à charge.

Ressources : il existe un plafond et un plancher révisables chaque année par la CNAF.

 

Exemple de calcul d’une famille composée de 2 enfants dont les revenus annuels sont de 35.628 euros.

Le taux horaire sera de : (35.628 / 12) x 0.05% = 1.48 euros

 

Les revenus pris en compte pour le calcul des contrats sont en année civile, ils correspondent à l’avis d’imposition N-2. Ainsi sur la période de fréquentation de votre enfant, de septembre à août, deux tarifs horaires seront calculés, l’un à l’entrée de votre enfant et l’autre au 1er janvier. Dès réception de votre avis d’imposition, pensez à en transmettre une copie au bureau pour que votre contrat soit refait au 1er janvier de l’année suivante.

A savoir : Dans le cadre de la convention CAFPRO, l’association est autorisée à consulter votre dossier allocataire en vue de la prise en compte de vos ressources pour le calcul de votre participation. Cette consultation ne peut se faire qu’avec votre accord de la famille.


2/ La facturation

La facture est établie à la fin du mois, déposée au plus tard le 5 du mois suivant dans votre « boîte à lettre » à l’entrée de la structure et exigible le 10 du mois.

Les horaires retenus pour le calcul de votre facture sont les horaires réservés inscrits au contrat d’accueil auxquels :

  • s’ajoutent tous les dépassements horaires éventuels de présence de votre enfant (au delà d’une demi-heure de dépassement).

  • sont déduites :
    – les absences pour maladie sur présentation d’un certificat médical, correspondant à la période d’absence et fourni dans les 48 h.
    – Les heures d’absence seront déduites à partir du 4éme jour (les 3 jours de carence sont calendaires et partent de la date du certificat du médecin).
    – L’éviction par le médecin de l’établissement et l’hospitalisation.
    – Les 5 semaines de fermeture au même titre que les jours fériés et de pont.
    – Les fermetures de la structure exceptionnelles non prévues dans le contrat initial.
    – La semaine de congés supplémentaire. Il vous est possible de prendre selon vos souhaits, une semaine de congé en dehors des fermetures. Pour que cette semaine soit prise en considération comme congés et déduite nous vous demandons de nous faire parvenir par écrit les dates et ce, un mois avant votre départ (document pré-imprimé disponible). Sans ce document daté et signé nous ne pourrons déduire cette semaine de congé.

Ne sont pas déductibles :

– toute absence non prévue ou non justifiée, dès lors qu’il y a réservation, fera l’objet d’une facture.
– les congés pour convenances personnelles non prévus dans le contrat.

A savoir : Notez l’heure d’arrivée et de départ de votre enfant sur la feuille de présence journalière. C’est à partir de ce document que votre facture est établie.

Tout changement de situation professionnelle ou familiale doit être signalé au bureau administratif ce qui peut entraîner une modification de la participation familiale.


3/ Les modes de paiement

  • En espèces : à la structure avec remise d’un reçu signé de l’association.

  • Par chèque : soit remis à la structure, soit adressé au bureau administratif par courrier.

  • Par CESU : Chèques emploi service universel préfinancés (délivré par votre employeur, CE de votre entreprise…). Deux possibilités pour payer par CESU :
    – Soit en remettant des titres papiers.
    – Soit en réglant à partir du site internet de l’émetteur des titres CESU (Pour cela prendre contact avec le bureau de l’association pour connaître le numéro d’affiliation de SAGE).

  • Par virement bancaire : Vous pouvez effectuer des virements en demandant un RIB de l’association au bureau.

+ Pour tout renseignement complémentaire, n’hésitez pas à prendre contact avec le bureau au 05 56 49 24 14 ou par mail.

Des difficultés de paiement ?

On peut être confronté un jour à des difficultés financières. Prendre contact le plus rapidement au bureau permet d’établir ensemble soit un échéancier, un report de paiement, une demande d’aide temporaire auprès de services sociaux et éviter le cumul de dettes.

La non communication et le cumul de dettes peut entraîner la rupture du contrat et donc l’arrêt de l’accueil de votre enfant et la mise en place d’une procédure de recouvrement.


4/ Attestation de frais de garde

Une attestation annuelle faisant apparaître le montant des frais de garde de votre enfant vous est transmise au mois de mars. Ce document est nécessaire pour la déduction de ces frais des impôts.

A savoir : Certains organismes employeurs, par le biais de leurs services sociaux, accordent une aide financière pour les frais de garde des enfants, une attestation mensuelle ou trimestrielle peut être fournie sur demande au bureau administratif.

1/ Modification du contrat

Les horaires réservés ne correspondent plus à la réalité de vos besoins ?

Une modification du contrat est possible mais doit être préalablement discutée et validée avec la direction de la structure.

En cas d’accord, vous devrez prendre contact avec le bureau administratif pour modifier le contrat.


2/ Rupture de contrat

Le contrat ne peut être remis en cause par l’une ou l’autre des parties sauf cas de force majeure :

– pour la famille : déménagement, chômage, décès, divorce.

– pour l’Association : non-paiement des mensualités.

En dehors des cas de force majeure, toute rupture prématurée du contrat doit être signalée par courrier au Conseil d’Administration avec un préavis de 1 mois qui reste dû.

En cas de départ non signalé dans les délais prévus, vous serez tenus au paiement du préavis (sans prise en compte du droit aux congés) et l’avance sur réservation ne sera pas restituée.

En tout état de cause, le lieu d’accueil se réserve le droit de disposer de la place à compter du 8ème jour d’absence non motivée ou non signalée, après vous en avoir averti par courrier.

Si vous êtes amenés à quitter la commune mais souhaitez maintenir votre enfant dans la structure d’accueil jusqu’à la fin de la réservation, faites en la demande par écrit au Conseil d’Administration.

+ Pour toutes questions sur votre contrat, la facturation, ou si vous rencontrez des difficultés de paiement, prenez contact avec le bureau administratif au 05 56 49 24 14 de 9 H à 16 H et jusqu’à 17 h 30 le jeudi.

N’hésitez pas à utiliser l’adresse mail sage.begles@9business.fr pour toutes questions ou transmissions d’informations.